Regel 1: Voorkom stapels papier. Laat het papier niet groeien tot enorme stapels her en der, want dan verlies je onherroepelijk alle controle. Post binnen? Leg het niet neer. Doe er direct iets mee! Dat betekent niet dat je voortdurend met blaadjes papier en post moet rondlopen. Het betekent dat je het stuk papier een vaste plek geeft. Dus niet eventjes ergens neerleggen. Het woord eventjes moet je uit je woordenboek verbannen. Nee, je doet er onmiddellijk mee wat er mee moet gebeuren. Dus: weggooien, delegeren, archiveren, lezen, in de pending file (lopende zaken) of in het to-do bakje (directe actie vereist).
Regel 2: Wees heel erg streng en onherroepelijk. Het is aangetoond dat 80% van het papier dat we dagelijks te behandelen krijgen onmiddellijk weggegooid kan worden. Reden? Het komt op een of andere manier binnenkort weer langs, je hebt het al eens eerder gekregen, je zit er niet op te wachten, je hebt er niet om gevraagd, je hebt het niet nodig, het is nutteloos of gewoonweg rommel. Maak elke dag je post open met de papierbak of versnipperaar ernaast. Haal jezelf van mailinglijsten af, gooi alle tijdschriften/ bladen/ overig te lezen, die over de datum zijn weg, evenals onnodige extra exemplaren van papieren. Gooi ook alles weg waarbij je denkt, wie weet heb ik het ooit nog eens nodig. Als die tijd is gekomen, weet je die informatie ook weer te vinden en vaak sneller via internet. Zeg je papieren bankafschriften af, en vraag digitale facturen aan in plaats van papieren.
Regel 3: Zeg eens wat abonnementen af op tijdschriften, kranten en catalogi. Wees eens eerlijk: lees je echt alle tijdschriften e.d. die je binnenkrijgt? Zeg er enkele af en bewaar alleen de abonnementen waar je echt iets aan hebt. Je kunt altijd zo nu en dan een tijdschrift, krant of catalogus kopen waar je op dat moment behoefte aan hebt. Minderen op je tijdschriften scheelt enorm veel papier, leestijd en geld. Bedenk voor de tijdschriften die je wilt houden wel een vaste plek. Dagbladen en weekbladen gooi je elke dag/week weg. Van tijdschriften bewaar je maximaal één jaargang. Bekijk maar eens oude tijdschriften: artikelen komen altijd weer terug en zoniet dan is het echt oud nieuws. Mocht je in oud nieuws geinteresseerd zijn, kun je bij de bibliotheek of op internet terecht.
Regel 4: Maak vaste opbergplekken: zodra je eventjes ergens iets neerlegt, is het binnen de kortste keren uitgegroeid tot een vaste plek voor allerlei soorten post en papier. Een van alles en nog wat stapel dus. Waar je niets meer in kunt vinden. Laat staan dat een ander er iets in kan vinden. Een vaste plek voor elke stuk papier is de toverformuler. Dus een to-do bakje, een follow-up of pendingmap/bakje, een leesmap. Je kunt een file-bakje hebben, mits je dagelijks archiveert. Doe je dit niet, dan kun je net zo goed het hele bakje weggooien. Als je spullen belangrijk genoeg acht om te archiveren, doe dat dan en gooi het niet op een stapel. Archiveer dagelijks. Filen wordt vaak gezien als een klusje met prioriteit C (laag dus). Ik zet het altijd bovenaan: iets wat de moeite waard is om te bewaren is belangrijk en krijgt dus prioriteit A. Archiveren is altijd prioriteit A, dat zijn namelijk de dingen waar het bij jou, privé of zakelijk, om draait. Goed archiveren komt je efficiency en productiviteit ten goede.
Regel 5: Zet de printer eens uit! Is het echt nodig dat je alle e-mails uitprint en alle verslagen en alle informatie die je ontvangt? De meeste informatie en post die je op je computer binnenkrijgt kan worden weggegooid nadat je het hebt gelezen. Vaak zelfs vóórdat je het hebt gelezen, door alleen de titel te bekijken. Is het voor mij? Zit ik hierop te wachten? Heb ik het nodig? Wil ik dit lezen? Mocht je het artikel willen bewaren, sla het dan op op je computer. En bedenk of je het complete artikel wilt printen. Misschien wil je alleen een deel printen. Klik erop en kies print alleen deze selectie. Gebruik ook de optie dubbelzijdig printen zoveel mogelijk. Dat scheelt de helft van het uitgeprinte papier. Hetzelfde met het kopieerapparaat: is het echt nodig om extra kopieën te maken? Als je er 3 nodig hebt, maar er dan geen 10. Dat is echt zonde van papier, inkt en ruimte.
Regel 6: Pak papier niet vaker dan één keer op: ik heb het al eerder gezegd: probeer te voorkomen dat je een stuk papier meer dan een keer oppakt. Helaas is dit niet altijd te vermijden. Maar al te vaak verhuist het stuk papier van je brievenbus naar de tafel, naar je bureau, naar je in-bakje, weer naar je bureau, mee naar de lunchtafel, naar je tas, weer naar de tafel en terug. Dit kun je voorkomen. Hou steeds een gekleurde stift bij de hand. Het liefst rood. Elke keer dat je het papier oppakt zet je er rechtsboven een klein stipje op. Op het moment dat het erop lijkt dat je papier de waterpokken heeft, is het écht tijd voor onmiddellijke actie op dat stuk papier: gooi het weg, geef het door, doe er iets mee of archiveer het.
Als je je aan deze 6 simpele regels houdt, zul je merken dat je veel minder papier te verwerken krijgt en je dus sneller klaar bent met wat je doet. En vooral dat je niet gek wordt van al dat papier. Het kan met veel minder.
Bovendien spaart het ook nog eens bomen!
Alles afdrukken
Allen beantwoorden
Doorsturen
Geen opmerkingen:
Een reactie posten